Politique de confidentialité de l’application de réservation

Dernière mise à jour : 2025-04-12

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment MYIOT SOLUTIONS CANADA INC (« nous ») recueille, utilise, communique et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre application de réservation (l’« Application »).

En utilisant l’Application, vous acceptez la présente Politique.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), la personne qui exerce la plus haute autorité au sein de MYIOT SOLUTIONS CANADA INC est responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez communiquer avec cette personne à :

Courriel : contact@myseat.ca
Adresse postale : 413, rue Saint-Jacques, suite 700, Montréal (Québec), Canada

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous appliquons un principe de minimisation des données. Concrètement, nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour créer votre compte, vous authentifier et gérer vos réservations.

2.1 Renseignements d’identification

Pour créer et utiliser votre compte, nous recueillons uniquement :

• votre prénom ;
• votre nom ;
• votre adresse courriel (souvent professionnelle).

Ces renseignements servent à vous identifier, à vous authentifier et à vous envoyer des confirmations ou communications relatives à vos réservations.

2.2 Données liées aux réservations

Lorsque vous utilisez l’Application, nous enregistrons les informations strictement nécessaires à la gestion de vos réservations, par exemple :

• la ressource réservée (poste de travail, salle, espace, etc.) ;
• le site ou l’emplacement ;
• la date, l’heure de début et de fin ;
• le statut de la réservation (active, annulée, expirée).

Ces données de réservation sont traitées comme des renseignements confidentiels et ne sont jamais vendues à des tiers.

2.3 Renseignements techniques minimaux

Comme tout service en ligne, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, par exemple :

• l’adresse IP utilisée au moment de la connexion ;
• la date et l’heure de connexion ;
• certains identifiants techniques de l’appareil ou du navigateur.

Ces renseignements sont utilisés uniquement pour assurer la sécurité, la performance et l’intégrité de l’Application (journalisation, prévention des abus, diagnostic technique) et ne sont pas utilisés pour profiler les utilisateurs.

3. Finalités pour lesquelles vos renseignements sont utilisés

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :

• création et gestion de votre compte utilisateur ;
• authentification et accès sécurisé à l’Application ;
• gestion de vos réservations : création, modification, annulation, envoi de confirmations et rappels ;
• soutien et service à la clientèle lorsque vous nous contactez ;
• amélioration du service, sur la base de statistiques agrégées et anonymisées ;
• respect de nos obligations légales et réponse aux demandes d’autorités compétentes, lorsque requis par la loi.

Nous n’utilisons pas vos données de réservation pour évaluer votre performance individuelle, pour de la surveillance disciplinaire ou pour de la publicité ciblée.

4. Base légale et consentement

Votre consentement est la principale base légale de la collecte et de l’utilisation de vos renseignements personnels.

En créant un compte et en utilisant l’Application, vous consentez à ce que nous traitions vos renseignements conformément à la présente Politique. Vous pouvez retirer votre consentement en demandant la suppression de votre compte, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

5. Hébergement et localisation des données

Vos renseignements personnels et vos données de réservation sont hébergés dans des centres de données physiquement situés au Québec , auprès de fournisseurs d’infrastructure qui appliquent des mesures de sécurité conformes aux meilleures pratiques de l’industrie (contrôle d’accès, journalisation, redondance, etc.).

Nous ne transférons pas vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada sans vous en informer clairement et sans mettre en place les garanties nécessaires.

6. Accès aux renseignements et communication à des tiers

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux seules personnes au sein de MYIOT SOLUTIONS CANADA INC qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions (par exemple, équipe technique, soutien aux utilisateurs).

Nous pouvons communiquer certains renseignements à des prestataires de services, par exemple :

• hébergement infonuagique et centres de données ;
• outils d’envoi de courriels transactionnels ;
• outils de journalisation et de sécurité.

Ces prestataires agissent à titre de fournisseurs de services et sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité comparables aux nôtres. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements qu’aux fins de fournir leurs services pour notre compte.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels à des tiers.

La communication à des autorités publiques ne se fait qu’en cas d’obligation légale ou de demande valide en vertu des lois applicables.

7. Sécurité des renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés, notamment :

• chiffrement des communications entre votre appareil et nos serveurs (TLS / HTTPS) ;
• contrôle d’accès strict aux bases de données ;
• journalisation des accès administratifs ;
• sauvegardes sécurisées et procédures de reprise en cas d’incident ;
• politiques internes de gestion des mots de passe et des accès.

Malgré ces mesures, aucun système n’est parfaitement sécurisé. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous appliquerons les procédures prévues par la législation applicable, incluant la tenue d’un registre et, au besoin, l’avis aux autorités compétentes et aux personnes concernées.

8. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour :

• vous fournir l’Application et les services de réservation ;
• respecter nos obligations légales, comptables ou réglementaires.

À titre indicatif :

• les données liées à votre compte sont conservées tant que votre compte est actif ;
• les données de réservation peuvent être conservées pour une période raisonnable après la fin de chaque réservation, par exemple pour fins d’audit, de sécurité ou de production de rapports agrégés.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécuritaire.

9. Vos droits

Vous disposez notamment des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels, conformément aux lois applicables au Québec et au Canada :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et, le cas échéant, en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger tout renseignement incomplet, inexact ou ambigu.
• Droit au retrait du consentement : demander la suppression de votre compte et, dans la mesure permise par la loi, la suppression de vos renseignements personnels.
• Droit à l’information : poser des questions sur la manière dont nous collectons, utilisons et conservons vos renseignements.

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée à la section 1. Nous pourrons vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

10. Témoins (cookies) et technologies similaires

Si l’Application est utilisée via un navigateur Web, nous pouvons recourir à des témoins (cookies) strictement nécessaires au fonctionnement du service, par exemple pour :

• maintenir votre session ouverte de manière sécurisée ;
• mémoriser certaines préférences d’affichage.

Nous n’utilisons pas de témoins à des fins de publicité comportementale ou de suivi inter-sites. Si nous ajoutons des témoins optionnels (par exemple, pour des statistiques anonymes), vous en serez informé et vous pourrez les accepter ou les refuser.

11. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour tenir compte de l’évolution de nos pratiques ou des exigences légales. La version à jour sera toujours accessible depuis l’Application, avec la date de dernière mise à jour.

En cas de modification importante, nous pourrons vous aviser par courriel ou au moyen d’un avis dans l’Application. Votre utilisation continue de l’Application après une mise à jour signifie que vous acceptez la Politique révisée.

12. Nous joindre

Pour toute question, commentaire ou demande concernant cette Politique ou vos renseignements personnels, vous pouvez nous écrire à :

MYIOT SOLUTIONS CANADA INC
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : contact@myseat.ca
Adresse postale : 413, rue Saint-Jacques, suite 700, Montréal (Québec), Canada

13. Références légales utiles

Pour plus d’information sur vos droits et sur les obligations des organisations en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter :

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, chapitre P-39.1)
• Loi 25 – Modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)  et les ressources du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• Guides et ressources de la Commission d’accès à l’information du Québec